Schon immer von vielen gepriesen, aber von den meisten ignoriert: ToDo-Listen. Diese kleinen Listen sind enorm mächtig. Sie geben mit einem Blick Einsicht darauf was noch zu tun ist und was schon erledigt wurde. Ich gebe Dir Tipps, auf was Du beim Anlegen und Formulieren achten musst, stelle Dir das wohl beste ToDo-Listen-Tool vor und gebe Dir Vorlagen zum Download & Drucken der Liste in Papierform.
ToDo-Listen sind tägliche Aufgabenlisten, die man sich selbst erstellt. Die ToDos spiegeln den Tagesablauf wieder, können bzw. sollten daher neben beruflich auch privat eingesetzt werden. Sie optimieren nicht nur das Zeitmanagement, sondern verbessern auch Dein Selbstmanagement.
Die einzelnen ToDos (Aufgaben) für den Tag werden gesammelt, gewichtet (Aufwand, Deadline, etc.) und der Zeitaufwand geschätzt, nach Relevanz sortiert (Dringlichkeit, un/wichtig, etc.). Nach Erledigung wird der Punkt durchgestrichen oder abgehakt. Durch den steten Überblick, vermeidest Du eine Überlastung. ToDo-Listen dienen also als:
ToDo-Listen gibt es in vielen Varianten, Formen und Medien. Das kann die Notiz auf dem Post-it sein, die am Monitor oder Kühlschrank geklebt wird, eine gedruckte Tabelle oder eine simple bzw. komplexe Liste. Am häufigsten werden diese drei Varianten der ToDo Liste verwendet:
Die schlichteste Variante besteht einfach aus einer Liste mit den Aufgaben. Nach Erledigung wird der Punkt durchgestrichen oder abgehakt.
Bei der erweiterten ToDo-Liste kommen noch Aufwandsschätzung und ggf. Deadline dazu. Diese Variante ist mein persönlicher Favorit.
Diese Liste ist nochmal deutlich detailierter, berücksichtigt Mitarbeiter und Tools. Kann aber schnell unübersichtlich werden.
Jeder hat seine Vorliebe was den Umfang und die Art der ToDo-Liste angeht. Als Regel gilt, je simpler desto effektiver. Die ganz simple Variante hat den Nachteil, dass keine Aufwandsschätzung (= wie lange die Aufgabe dauern sollte) beinhaltet. Aber diese zeitliche Schätzung ist enorm hilfreich für eine effektive Arbeit.
Eine zu komplexe Liste ist deutlich aufwendiger zu erstellen. Die Liste sollte schnell und einfach notiert werden können. Meist muss man sich aktiv mit einem Punkt beschäfitgen um die beteiligten Personen und detailierten Teilaufgaben zu kennen.
Die Erweiterte ToDo-Liste ist da der ideale Zwischenweg. Eine kompakte Liste mit den Tagesaufgaben, sortiert nach Aufwand und Dringlichkeit. Jeder Punkt bekommt eine zeitliche Angabe, wie lange man schätzt, dass man für die Aufgabe brauchen würde.
Damit die ToDo-Listen gut funktionieren und auch Spaß machen, solltest Du Dich an ein paar Punkte halten:
Mit diesen Regeln wirst Du vom ersten Tag an effektiver Arbeiten können.
Ein gut formulierte ToDo-Liste hilft Dir, Schritt für Schritt vorzugehen. Du denkst einen Ablauf genau durch, bevor Du Dich in die Umsetzung stürzt. Tust Du dies nicht, kann schnell das Gefühl entstehen, der Aufgabe nicht gewachsen zu sein. Situationen, die für uns nicht bewältigbar erscheinen sind eine der Hauptauslöser für Stress. Durch das Fomulieren einer ToDo Liste sicherst Du Dich mit einer guten Planung bereits vorher gegen viele Momente, die sonst bei spontanem Aufkommen möglicherweise mehr Stress verursachen würden.
Durch solche Stress-Situationen kann Dein Körper leicht aus dem Gleichgewicht geraten. Denn er reagiert mit der Bildung und Ausschüttung von freien Radikalen darauf. Wenn Deine Abwehrkräfte diese nicht in Schach halten können, kommt es zu einer Kettenreaktion, der Oxidation. Diese kann Deine Zellen schädigen und langfristig zu vielen körperlichen Beschwerden führen. Die gute Nachricht: Antioxidantien können diesen Teufelskreis der Oxidation beenden. Besonders bei häufiger oder langfristiger Stressbelastung reichen Deine körpereigenen Abwehrkräfte nicht mehr aus. Hier kann es Sinn machen, zusätzliche Präparate mit Antioxidantien zu Dir zu nehmen. Die Produkte von NLT sind hochkonzentriert und haben eine hohe Bioverfügbarkeit.
Neben den Grundregeln gilt es bei den Aufgaben ebenfalls ein paar Dinge zu beachten.
Versuche die Aufgaben so knapp wie möglich zu formulieren. Schlagworte und Stichpunkte helfen da weiter. Also statt "Präsentation über die Umsatzentwicklung für die Vorstandssitzung am 12.06.", einfach nur "Präsentation Umsatzentwicklung". Die Formulierung sollte zielorientiert und sachlich sein.
Für die Gewichtung können verschiedene Methoden verwendet werden. Als Grundregel gilt: Das wichtigste und dringlichste zu erst. Ansonsten kann man das recht frei nach seinen eigenen Vorlieben machen. Kurz zwei Gewichtungsmethoden vorgestellt:
Diese Regel hat natürlich ihre Defizite. Man kann nicht jeden Tag die eine Hauptaufgabe definieren und teils sind die 9 Punkte zu wenig oder zu viel. Als grobe Richtlinie ist das aber in Ordnung.
Das Eisenhower-Prinzip teilt jede Aufgabe in Dringlichkeit und Wichtigkeit ein. Es gibt also 4 verschiedene Kategorien:
Damit kann man in meinen Augen deutlich mehr Fälle abdecken und die Aufgaben besser priorisieren. Du sortierst deine ToDos also von Prio I bis Prio III/IV durch und fängst mit Prio I an und arbeitest Dich sie der Reihe nach ab.
Um die Zeit effizient zu nutzen, lohnt es sich pro Aufgabe eine Dauer zu setzen. Versuche das so realistisch wie möglich zu machen. Also z.B. "Präsentation Umsatzzahlen (30Min)".
Neben der ganzen Effizienzsteigerung und dem visuellen Überblick können die ToDo-Listen bei falscher Anwendung auch kontraproduktiv sein:
Weiterhin kann nicht immer alles in eine Punkt-für-Punkt Liste untergebracht werden. Zwar ordnet die Liste die anstehenden Aufgaben klar, sie muss aber jeden Tag aufs neue geschrieben werden. Wer anfängt das zu vernachlässigen, fängt schnell wieder an planlos vor sich hinzuarbeiten.
Der Vorteil der Listen in Papierform ist einfach, dass sie schnell per Hand (=die PDF Variante) ausgefüllt werden können. Dadurch sind sie offline verfügbar und können gut sichtbar im Büro oder daheim angebracht werden. Die "digitalen" Versionen dagegen erfordern immer ein Handy in der Hand oder einen angeschalteteten PC.
Die PDF einfach ausdrucken und per Hand ausfüllen. Wir stellen Dir eine Vorlage für die simple und erweiterte Variante kostenlos zur Verfügung. Die Liste im Excel-Format kannst Du am PC ausfüllen und dann einfach ausdrucken.
Es gibt unzählige Apps und Tools zum Erstellen von ToDo-Listen. Die meisten sind aber derart überladen und haben viel zu viel Funktionen, so dass schnell der Überblick und Fokus abhanden kommt.
Die einfachste und schlichteste Anwendung heißt minimalist. Die App wird einfach im Browser (egal ob PC oder Smartphone) geöffnet und schon kann man starten - auch ohne Registrierung. Einfach ToDos anlegen, und bei Erledigung werden diese durchgestrichen. Simpel, aber effektiv.
Die meisten anderen ToDo-Listen Programme halte ich für überflüssig und lenken wie schon gesagt, den Fokus weg. Minimalist empfehle ich auch nur, wenn ihr gar kein Papier verwenden wollt.
Wer regelmäßig bzw. täglich seine ToDo-Listen schreibt, arbeitet effizienter und schafft es mehr Punkte abzuhaken. Durch das Abhaken entsteht ein positives Gefühl, dass man wieder etwas geschafft hat. Außerdem erhält man so eine gute Übersicht über seine Arbeit.
ToDo-Listen sind für jeden eine Möglichkeit fokussierter zu arbeiten. Da das Erstellen kaum Aufwand kostet, empfehle ich jedem das einfach mal auszuprobieren.
Konzentration steigern: Unsere Tipps und Übungen
Aufmerksamkeit und Konzentration sind ausschlaggebend für Erfolg in egal welchem Bereich. Bei Lärm, Schwüle oder Müdigkeit fällt es besonders schwer sich zu konzentrieren. Wir geben Dir Tipps und zeigen Dir Übungen, wie Du Dich leichter und länger konzentrieren kannst.
Stress reduzieren: Unsere Tipps zur Stressbewältigung
Häufiger negativer Stress belastet die Gesundheit nachhaltig insbesondere im Alter. Dabei ist es gar nicht so schwer mit ein paar einfachen Übungen diesen Stress abzubauen. Wir helfen Dir dabei Stress abzubauen und glücklicher im Alltag zu werden.
1.22s
